Avant d’enregistrer d’autres personnes

Dites-le d’abord aux gens

Dites-le à voix haute au début, avant d’appuyer sur Enregistrer : "Je vais enregistrer cela pour bien prendre les notes — des objections ?"

Cela prend cinq secondes, c’est sur l’enregistrement lui-même si la question se pose un jour, et cela donne à toute personne mal à l’aise la possibilité de le dire. Presque personne ne s’y oppose. Les personnes qui le font ont généralement une raison qui mérite d’être entendue.

Si quelqu’un s’y oppose, n’enregistrez pas. Prenez plutôt des notes, ou demandez à Orsola de vous aider à les rédiger ensuite.

Les règles diffèrent selon l’endroit où vous vous trouvez

Le fait de savoir si vous pouvez enregistrer une conversation, et de quelle permission vous avez besoin, est défini par la loi là où vous et les autres personnes vous trouvez — et ces lois diffèrent réellement. Dans certains endroits, l’accord d’un participant suffit. Dans d’autres, tout le monde doit être d’accord, et enregistrer sans cela relève du pénal, pas de l’étiquette.

Deux choses rendent cela plus difficile qu’il n’y paraît : un appel avec des personnes dans différents pays peut être soumis à plus d’un ensemble de règles, et votre employeur peut avoir sa propre politique, plus stricte que la loi.

Nous ne pouvons pas vous dire ce qui s’applique à vous — cela dépend de l’endroit où se trouve chacun et de ce qu’est la conversation. Ce que nous pouvons dire, c’est qu’annoncer cela et obtenir un oui clair est l’approche qui vous maintient du bon côté de presque toutes les versions de ces règles. Si vous enregistrez quelque chose de sensible, ou si vous n’êtes pas sûr, demandez à la personne qui gère cela dans votre organisation.

Où l’enregistrement est conservé, et qui peut le voir

Un enregistrement appartient à votre compte. Il n’est pas partagé avec les autres personnes dans la réunion, il n’est publié nulle part, et personne d’autre ne peut le parcourir — Orsola n’a pas d’espace de travail partagé, donc il n’y a pas de dossier d’équipe dans lequel il pourrait apparaître.

L’audio, la transcription et tout ce que vous en avez généré sont tous stockés ensemble et tous couverts par les mêmes conditions de confidentialité que le reste de vos données. Partager une réunion avec quelqu’un d’autre n’est pas quelque chose qu’Orsola peut faire aujourd’hui.

Qui peut voir vos discussions, fichiers et enregistrements couvre cela dans l’ensemble, et télécharger une copie de vos données est la façon d’obtenir votre propre copie.

Supprimer un enregistrement que vous n’auriez pas dû faire

Si vous avez enregistré quelque chose que vous n’auriez pas dû — quelqu’un s’y est opposé après coup, ou cela a capturé plus que vous ne le vouliez — supprimez-le plutôt que de le laisser :

1. Ouvrez Réunion et trouvez-le dans la liste.
2. Choisissez Supprimer la réunion dans son menu.
3. Confirmez. La réunion et son enregistrement sont supprimés définitivement.

Cela ne peut pas être annulé, ce qui est le but — cela supprime l’audio et la transcription ensemble. Si vous voulez conserver une trace de ce qui a été convenu mais pas l’enregistrement lui-même, téléchargez ou copiez d’abord le résumé, puis supprimez.

Supprimer rapidement et dire à la personne que vous l’avez fait est généralement tout ce qu’il faut pour corriger la situation.

Où aller ensuite

Enregistrer une réunion si vous êtes prêt, et qui peut voir vos discussions, fichiers et enregistrements pour une vue d'ensemble de vos données.